সরবরাহকারীর হিসাবের জের কেন প্রায়ই মেলে না
সরবরাহকারীর হিসাবের জেরের মূল প্রশ্ন সহজ: ক্রয়, ফেরত, ছাড় ও পরিশোধের পর সরবরাহকারীকে ব্যবসার আর কত টাকা দেওয়া বাকি? বাস্তবে ক্রয় চালান এক জায়গায়, পরিশোধ নগদ খাতায়, ফেরত পণ্য অন্য খাতায় এবং সম্মত ছাড় শুধু ফোন বা বার্তায় থাকলে হিসাব দ্রুত গরমিল হয়। মাস শেষে সরবরাহকারী বলতে পারেন ৳80,000 বাকি, অথচ ব্যবসার খাতায় দেখা যাচ্ছে ৳72,000। এতে সঙ্গে সঙ্গে কোনো পক্ষ ভুল—এমন ধরে নেওয়া ঠিক নয়। পার্থক্য হতে পারে অনুপস্থিত ক্রয়, অনথিভুক্ত ফেরত, সরবরাহকারীর কাছে বরাদ্দ না হওয়া পরিশোধ, দুই পক্ষের নথিতে না ওঠা ছাড়, ভুল প্রারম্ভিক হিসাবের জের অথবা আলাদা তারিখে লেনদেন নথিভুক্ত করার কারণে। সবচেয়ে ভালো উপায় হলো সমাপনী মোট ইচ্ছামতো বদলানোর বদলে মূল লেনদেন থেকে সরবরাহকারীর হিসাবের জের আবার তৈরি করা। সম্পাদকীয় ঘোষণা: এই ব্যবহারিক উদাহরণ সম্পূর্ণ উদাহরণমূলক এবং এটি গ্রাহকের প্রশংসাপত্র নয়। এই পরিস্থিতির জন্য StockLedger কোনো গ্রাহকের উদ্ধৃতি সংগ্রহ করেনি এবং কোনো উদ্ধৃতি প্রকাশের অপেক্ষায় নেই। এই উদাহরণ কোনো বাস্তব ব্যবসার জন্য কোনো শতাংশ উন্নতি দাবি করে না এবং একে সাধারণ বা নিশ্চিত ফলাফল হিসেবে ধরা উচিত নয়।
একটি সরবরাহকারী-হিসাবের জের সূত্র ধারাবাহিকভাবে ব্যবহার করুন
সহজ বাকি-ক্রয় কার্যপ্রবাহের জন্য একটি ধারাবাহিক পরিচালনগত সূত্র ব্যবহার করা যায়: সমাপনী সরবরাহকারী বকেয়া = প্রারম্ভিক সরবরাহকারী বকেয়া + বাকি ক্রয় - গৃহীত ক্রয় ফেরত - অনুমোদিত সরবরাহকারী ছাড় বা পাওনা সমন্বয় - সরবরাহকারী পরিশোধ। অন্য সমন্বয় কেবল তখনই যোগ বা বাদ দিন, যখন সেটি বাস্তব, নথিভুক্ত এবং পরিষ্কারভাবে বোঝা যায়। সম্পূর্ণ নগদ ক্রয় হলে সম্পর্কিত পরিশোধ নথিভুক্ত করার পর সেটি অপরিশোধিত সরবরাহকারী বকেয়া হিসেবে থেকে যাওয়া উচিত নয়। একইভাবে পণ্য ফেরত করলেই সরবরাহকারী দেনা সঙ্গে সঙ্গে কমে যাবে—এমন ধরে নেওয়া ঠিক নয়; সরবরাহকারী ফেরত গ্রহণ করেছে বা ব্যবসা প্রক্রিয়া অনুযায়ী অনুমোদিত বাকি আছে কি না নিশ্চিত করুন। এটি হিসাব মেলানো সূত্র, পূর্ণ হিসাবরক্ষণ নীতি নয়। কর, ডেবিট টীকা, বাকি টীকা, অগ্রিম, বিদেশি মুদ্রা বা সময়কাল-শেষ হিসাবরক্ষণের জন্য অতিরিক্ত ব্যবস্থা লাগতে পারে।
যাচাইকৃত সরবরাহকারীর প্রারম্ভিক হিসাবের জের দিয়ে শুরু করুন
আজকের লেনদেন দেখার আগে প্রারম্ভিক হিসাবের জের নিশ্চিত করুন। ধরুন Rahman বাণিজ্য 14 আগস্টে সরবরাহকারী কের কাছে ৳50,000 বকেয়া নিয়ে দিন শুরু করছে। এই ৳50,000 পুরোনো স্প্রেডশিট থেকে শুধু অনুলিপি না করে সম্ভব হলে আগের অপরিশোধিত চালান, ফেরত, পরিশোধ, ছাড় বা মিলেছে সরবরাহকারী বিবরণী দিয়ে ব্যাখ্যা করা উচিত। সরবরাহকারী যদি বলেন প্রারম্ভিক হিসাবের জের ৳55,000 কিন্তু ব্যবসা নথিতে ৳50,000, নতুন লেনদেন যোগ করার আগে পুরোনো ৳5,000 পার্থক্য অনুসন্ধান করুন। তা না হলে পুরোনো সমস্যা প্রতিটি ভবিষ্যৎ সমাপনী হিসাবের জেরের অংশ হয়ে থাকবে। নতুন সফটওয়্যার বিন্যাসের সময় সরবরাহকারীর প্রারম্ভিক হিসাবের জেরের গুরুত্ব প্রারম্ভিক মজুতের মতোই। কার্যকর তারিখ, সরবরাহকারী, অনুমোদিত প্রারম্ভিক পরিমাণ এবং সহায়ক প্রমাণ নথি রাখুন।
ব্যবসার দায় তৈরি হলে ক্রয় নথিভুক্ত করুন
হিসাবের জেরের পরের অংশ হলো নতুন বাকি ক্রয়। উদাহরণ মাত্র: সরবরাহকারী ক ৳30,000 গৃহীত চালান মূল্যের পণ্য সরবরাহ করল। ক্রয় বাকিতে হলে সরবরাহকারী দেনা ৳30,000 বাড়বে। সরবরাহকারী চালান বা ক্রয় নথিসূত্র, তারিখ, পণ্য বা গ্রহণ নথিসূত্র, গৃহীত পরিমাণ এবং মোট পরিমাণ ধরে রাখুন। ব্যবসা প্রক্রিয়া অনুযায়ী এখনও গৃহীত ক্রয় হয়নি এমন অর্ডার দেখে সরবরাহকারী বকেয়া তৈরি করা উচিত নয়। গ্রহণ পার্থক্য-ও আগে সমাধান করা দরকার। চালানে 100 পিস থাকলেও বাস্তবে 95 পিস এলে মজুত পরে চুপচাপ সম্পাদনা করার বদলে সঠিক ক্রয় ও সরবরাহকারী প্রক্রিয়ায় পার্থক্য সমাধান করুন। সরবরাহকারীর হিসাবের জের তখনই বেশি বিশ্বাসযোগ্য হয় যখন দেনা পরিমাণ যে ক্রয় নথি থেকে তৈরি হয়েছে সেখানে সহজে অনুসরণ করা যায়।
ক্রয় ফেরত ও সরবরাহকারী ছাড় সঠিক হিসাবের জের কমাবে
পণ্য গ্রহণ করার পরও ক্রয় অপরিবর্তিত নাও থাকতে পারে। ক্ষতিগ্রস্ত, ভুল, উদ্বৃত্ত, মেয়াদোত্তীর্ণ বা অন্য অনুপযুক্ত পণ্য সরবরাহকারী ব্যবস্থা অনুযায়ী ফেরত যেতে পারে। এই উদাহরণে ব্যবসা ৳30,000 ক্রয় থেকে ৳5,000-এর পণ্য ফেরত করল এবং সরবরাহকারী ফেরত গ্রহণ করল। তাই সরবরাহকারীর হিসাবের জের ৳5,000 কমবে। আলাদাভাবে সরবরাহকারী কের হিসাবের বিপরীতে ৳2,000 বাণিজ্যিক ছাড় বা বাকি অনুমোদন করল। যথাযথ অনুমোদন ও নথিপত্রের পর এটিও দেনা কমাবে। ফেরত ও ছাড় আলাদা লেনদেন হিসেবে রাখুন। বাস্তব ক্রয় ফেরত পণ্য চলাচল এবং সরবরাহকারীর হিসাবের জের—দুটিই বদলায়; ছাড় পরিমাণ ফেরত না দিয়েও সরবরাহকারীর হিসাবের জের কমাতে পারে। দুটোকে এক হাতে করা সমন্বয়ে মিশিয়ে ফেললে মজুত ও হিসাবরক্ষণ পর্যালোচনা কঠিন হয়।
সরবরাহকারী পরিশোধ নথিভুক্ত করে সমাপনী বকেয়া হিসাব করুন
সরবরাহকারীর হিসাবের জের গরমিলের আরেকটি বড় কারণ পরিশোধ। এই উদাহরণে ব্যবসা সরবরাহকারী ককে ৳25,000 পরিশোধ করল। প্রকৃত পরিমাণ, তারিখ, পরিশোধের পদ্ধতি, সরবরাহকারী এবং নথিসূত্র নথিভুক্ত করুন। ব্যাংক, নগদ, চেক বা অন্য সমর্থিত মাধ্যম যেটিতে আসলে পরিশোধ হয়েছে সেটিই নথিতে থাকা উচিত। সরবরাহকারীর হিসাবের জের বন্ধ করার সুবিধার জন্য অন্য পরিশোধের পদ্ধতি ব্যবহার করা ঠিক নয়। পরিশোধকে ক্রয় পরিমাণ সম্পাদনা করে লুকাবেন না এবং পরে পরিশোধ হয়েছে বলে মূল ক্রয় মূল্য কমাবেন না। এখন কাল্পনিক লেনদেনগুলো একসঙ্গে হিসাব করা যাক। প্রারম্ভিক সরবরাহকারী বকেয়া ৳50,000। নতুন বাকি ক্রয় ৳30,000 যোগ করলে হিসাবের জের হয় ৳80,000। গৃহীত ক্রয় ফেরত ৳5,000 বাদ দিলে থাকে ৳75,000। অনুমোদিত সরবরাহকারী ছাড় ৳2,000 বাদ দিলে থাকে ৳73,000। এরপর সরবরাহকারী পরিশোধ ৳25,000 বাদ দিলে প্রত্যাশিত সমাপনী সরবরাহকারী বকেয়া হয় ৳48,000। সূত্র: ৳50,000 + ৳30,000 - ৳5,000 - ৳2,000 - ৳25,000 = ৳48,000। সরবরাহকারী পরিশোধ চিনতে না পারলে ব্যাংক বা নগদ প্রমাণ ও নথিসূত্র দিয়েই তদন্ত শুরু করা যায়।
৬. টাকার উদাহরণে সরবরাহকারীর হিসাবের জের রিকনসিলিয়েশন
ধরা যাক, সম্মত প্রারম্ভিক পেয়েবল ৳১,২৫,০০০। মাসে বাকিতে ক্রয় ৳২,৪০,০০০, অনুমোদিত ক্রয় ফেরত ৳১৮,০০০, সরবরাহকারী ছাড় ৳৭,০০০ এবং পরিশোধ ৳১,৫০,০০০। প্রত্যাশিত সমাপনী পেয়েবল = ৳১,২৫,০০০ + ৳২,৪০,০০০ - ৳১৮,০০০ - ৳৭,০০০ - ৳১,৫০,০০০ = ৳১,৯০,০০০। সরবরাহকারী বিবরণীতে ৳২,০২,০০০ দেখা গেলে পার্থক্য ৳১২,০০০। জোর করে সমন্বয় না দিয়ে নথিসূত্র মিলিয়ে দেখা গেল, বাস্তবে পাওয়া ৳১২,০০০ের একটি সরবরাহ ক্রয় হিসেবে রেকর্ড হয়নি। প্রকৃত চালান রেকর্ড করার পর অভ্যন্তরীণ হিসাবের জের ৳২,০২,০০০ হলো। এটি কাল্পনিক হিসাব, গ্রাহকের ফল নয়।
৭. সমাপনী হিসাবের জের মানার আগে চারটি রেকর্ড তুলনা করুন
একই কাট-অফ তারিখের সরবরাহকারী বিবরণী, অভ্যন্তরীণ সরবরাহকারী লেজার, ক্রয়-গ্রহণ হিস্ট্রি ও পরিশোধ প্রমাণ তুলনা করুন। চালান নম্বর, গ্রহণ নথিসূত্র, ফেরত নোট, ছাড় অনুমোদন, পরিশোধ নথিসূত্র, পরিমাণ ও তারিখ মিলিয়ে দেখুন। কাট-অফের পর পাওয়া পণ্য পরের পিরিয়ডে পড়ে কি না এবং মাসের শেষে পাঠানো পরিশোধ বিবরণীতে ক্লিয়ার হয়েছে কি না যাচাই করুন। পার্থক্য মানেই হিসাবরক্ষণ ভুল নয়; এটি টাইমিং, বাদ পড়া নথি, ডুপ্লিকেট নথিভুক্তি, বিতর্কিত পরিমাণ বা ভুল চালানে পরিশোধ বরাদ্দ হতে পারে।
৮. জোর করে হিসাব মেলানোর বদলে এক্সসেপশন রেজিস্টার রাখুন
প্রতিটি অমীমাংসিত পার্থক্যের জন্য সরবরাহকারী, নথিসূত্র, অভ্যন্তরীণ অঙ্ক, বিবরণীতের অঙ্ক, পার্থক্য, সম্ভাব্য কারণ, প্রয়োজনীয় প্রমাণ, দায়িত্বশীল ব্যক্তি, লক্ষ্যমাত্রার তারিখ ও স্ট্যাটাস লিখুন। পর্যালোচনা কাট-অফের পর আগের তারিখের সম্পাদনা বন্ধ বা আলাদা অনুমোদনের আওতায় রাখুন। গুরুত্বপূর্ণ বিতর্কিত চালান, প্রমাণহীন ছাড়, অমিল পরিশোধ ও পুরোনো ডেবিট হিসাবের জের কোম্পানির নীতি অনুযায়ী এসকেলেট করুন। শুধু দুটি রিপোর্ট মেলাতে প্রারম্ভিক হিসাবের জের বদলাবেন না।
৯. সংযুক্ত সফটওয়্যার কী প্রমাণ করতে পারে এবং কী পারে না
সংযুক্ত ক্রয় ও হিসাবরক্ষণ রেকর্ড গ্রহণ, ফেরত, ছাড়, পরিশোধ, লেজার ও সোর্স নথিসূত্র একসঙ্গে রেখে ম্যানুয়াল পুনর্গঠন কমাতে পারে। কিন্তু সরবরাহর ফিজিক্যাল পরিমাণ সঠিক ছিল, সরবরাহকারী বিবরণী সম্পূর্ণ, ব্যাংক ট্রান্সফার সঠিক অ্যাকাউন্টে পৌঁছেছে বা করের ট্রিটমেন্ট উপযুক্ত—এসব সফটওয়্যার একা প্রমাণ করতে পারে না। নথি, দায়িত্বের বিভাজন, ম্যানেজমেন্ট অনুমোদন ও যোগ্য হিসাবরক্ষণ পর্যালোচনা এখনো দরকার। ড্যাশবোর্ডের মোট অঙ্ক নয়, একটি ফেরত ও আংশিক পরিশোধসহ একটি সরবরাহকারীর সম্পূর্ণ পথ অনুসরণ করে সফটওয়্যার মূল্যায়ন করুন।
