এই চেকলিস্টের উদ্দেশ্য
এই বিনামূল্যের চেকলিস্ট একজন ডিস্ট্রিবিউটর, ডিলার, হোলসেলার, সুপারভাইজার বা DSR টিমকে প্রতিদিন একটি রুট ধারাবাহিকভাবে বন্ধ করতে সাহায্য করে। এটি সফটওয়্যার-নিরপেক্ষ: প্রিন্ট করুন, স্প্রেডশিটে কপি করুন, অথবা দ্বিভাষিক CSV ডাউনলোড করুন। প্রতিটি DSR, রুট ও সেটেলমেন্ট তারিখের জন্য একটি রেকর্ড পূরণ করে প্রয়োজনীয় সহায়ক ডকুমেন্ট যুক্ত করুন।
১. গণনার আগে রুট শনাক্ত করুন
সেটেলমেন্টের তারিখ, DSR নাম বা আইডি, রুট বা এলাকা, প্রযোজ্য গাড়ি, মর্নিং ইস্যু রেফারেন্স, বের হওয়ার সময়, ফেরার সময় ও সুপারভাইজার লিখুন। দুই প্রতিনিধি বা দুই তারিখ একটি সেটেলমেন্টে মেশাবেন না। ইস্যু শিট বা রুট রেফারেন্স না থাকলে শুরুতেই ব্যতিক্রম হিসেবে চিহ্নিত করুন।
২. ইস্যু, বিক্রয়, রিটার্ন ও অবশিষ্ট স্টক মেলান
প্রতিটি পণ্যের মর্নিং ইস্যু, অতিরিক্ত ইস্যু বা পাওয়া হ্যান্ডওভার, বিক্রয় বা ডেলিভারি, ভালো রিটার্ন, ড্যামেজড রিটার্ন, ট্রান্সফার বা হ্যান্ডওভার আউট এবং ব্যাখ্যাহীন ঘাটতি বা উদ্বৃত্ত লিখুন। একই ইউনিট—কেস, পিস, প্যাক বা বোতল—ধারাবাহিকভাবে ব্যবহার করুন এবং কেস-টু-পিস রূপান্তর আলাদা লিখুন। অনুমোদনের আগে রিটার্ন হাতে গুনুন।
৩. শপ কার্যক্রম ও কালেকশন মিলিয়ে দেখুন
প্রতিটি ভিজিট করা শপ, ইনভয়েস বা ডেলিভারি রেফারেন্স, আজকের বিক্রয়, ক্যাশ সেল, ডিউ সেল, আগের বকেয়ার কালেকশন, ডিসকাউন্ট, সেলস রিটার্ন ও ক্লোজিং শপ ব্যালেন্স লিখুন। প্রতিটি কালেকশনের পাশে রিসিট বা পেমেন্ট রেফারেন্স রাখুন। পরে বিরোধ সমাধানের জন্য শপভিত্তিক তথ্য ছাড়া শুধু রুটের মোট যথেষ্ট নয়।
৪. ক্যাশ ও নন-ক্যাশ হ্যান্ডওভার মেলান
ক্যাশ সেল ও ডিউ কালেকশন থেকে প্রত্যাশিত ক্যাশ হিসাব করুন, তারপর শুধু অনুমোদিত রুট খরচ, রিফান্ড বা নথিভুক্ত হ্যান্ডওভার বাদ দিন। প্রয়োজনে নোটভিত্তিক প্রকৃত ক্যাশ, ব্যাংক বা মোবাইল ফাইন্যান্সিয়াল সার্ভিস ট্রান্সফার, ডিপোজিট রেফারেন্স, গ্রহণকারীর নাম ও সময় আলাদা লিখুন। প্রত্যাশিত ও প্রাপ্ত টাকার পার্থক্য চুপচাপ পরের দিনে নেবেন না।
৫. DSR ক্লোজিং বকেয়া হিসাব করুন
অনুমোদিত ওপেনিং DSR বকেয়া দিয়ে শুরু করে আজকের দায়বদ্ধ মূল্য যোগ করুন এবং নীতি অনুযায়ী যাচাইকৃত রিটার্ন, কালেকশন, ডিপোজিট, ট্রান্সফার ও অনুমোদিত অ্যাডজাস্টমেন্ট বাদ দিন। হিসাব করা ক্লোজিং বকেয়া ও DSR-নিশ্চিত ব্যালেন্স লিখুন। পার্থক্য থাকলে পরিমাণ, কারণ, দরকারি প্রমাণ, দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ও সমাধানের তারিখ লিখুন।
৬. সাইন-অফের আগে ব্যতিক্রম রিভিউ করুন
অনুপস্থিত শপ, রিসিটের ঘাটতি, ডুপ্লিকেট রেফারেন্স, দাম বা ডিসকাউন্ট ওভাররাইড, পণ্য ছাড়া ড্যামেজ রিটার্ন, স্টক ঘাটতি, ক্যাশ ঘাটতি বা উদ্বৃত্ত, অনিশ্চিত ডিজিটাল পেমেন্ট, বিতর্কিত শপ ব্যালেন্স, দেরিতে সেটেলমেন্ট এবং সাবমিশনের পর এডিট চিহ্নিত করুন। উচ্চ-ঝুঁকির ব্যতিক্রম জোর করে শূন্য না করে খোলা রাখুন।
৭. প্রমাণ ও অনুমোদন সম্পূর্ণ করুন
মর্নিং ইস্যু, ইনভয়েস, কালেকশন রিসিট, রিটার্ন নোট, ড্যামেজড স্টকের প্রমাণ, খরচের অনুমোদন, ব্যাংক বা মোবাইল পেমেন্ট প্রমাণ, ক্যাশ রিসিট ও ব্যতিক্রমের নোট সংযুক্ত বা রেফারেন্স করুন। DSR, ক্যাশ গ্রহণকারী বা অ্যাকাউন্টস ব্যক্তি, স্টক যাচাইকারী ও সুপারভাইজার তারিখ-সময়সহ সাইন বা ডিজিটাল অনুমোদন করবেন। নিজস্ব রিটেনশন নীতি অনুযায়ী মূল রেকর্ড রাখুন।
৮. আপনার ব্যবসার জন্য মানিয়ে নিন
আপনার রুটে ব্যবহৃত হয় না এমন ফিল্ড বাদ দিন এবং পণ্য, পেমেন্ট পদ্ধতি, রিটার্ন নীতি বা অনুমোদন কাঠামোর প্রয়োজনীয় নিয়ন্ত্রণ যোগ করুন। সবার জন্য চালুর আগে একটি রুটে পরীক্ষা করুন। এই অপারেশনাল টেমপ্লেট অ্যাকাউন্টিং, কর, কর্মসংস্থান বা আইনি পরামর্শ নয়; নীতি ও বিধিবদ্ধ রেকর্ড উপযুক্ত পেশাজীবীকে দিয়ে রিভিউ করান।
